Оформление деловых мероприятий: основные правила

Проведение конференции, презентации, бизнес-встречи – серьезное испытание для компании. В этом деле не бывает неважных деталей. Любая неучтенная мелочь грозит обернуться катастрофой. Продумать нужно абсолютно все – от локации до полиграфии, от карты рассадки до оформления фотозон.

Что нужно учесть, как организовать? Рассказываем в этой статье.

Концепция – на первом месте

Оформление мероприятий всегда начинается с дизайна. Он создается с учетом концепции. На этапе первичной подготовки обозначьте цель мероприятия.

Играют роль количество приглашенных, формат, общая идея встречи. При проведении неформальных бизнес-встреч для налаживания коммуникации и знакомства потенциальных партнеров придется уделить больше внимания кофе-брейкам, лаунж-зонам, расписанию, чтобы оставить место для свободного общения. Когда речь идет про презентации новинок или достижений, ситуация меняется. Тут важно не забыть о пресс-воле, раздаточных материалах, выставочных стендах.

Найдите локацию

Утвердили бюджет, согласовано примерное количество участников? Пора выбрать место проведения. Ищите среди:

• отелей с конференц-залами;
• пресс-центров;
• арт-пространств, хабов;
• ресторанов;
• развлекательных комплексов;
• загородных клубов.

После выбора места можно приступать к оформлению.

Профессиональный подход

Как не упустить важные детали? Доверить организацию тем, кто уже имеет солидный опыт в подобных делах. Что сделает профессионал? Расскажем на примере Divex Group, компании, что оформляет масштабные знаковые события Москвы и Питера.

Итак, среди востребованных услуг:

• разработка дизайна и фирменного стиля события;
• оформление зала для конференции;
• брендирование помещения;
• создание реквизита – баннеров, объемных букв, логотипов, вывесок;
• застройка стендов для экспозиции или тестирования продукции;
• разработка пресс-вола, фотозоны.

Удобно, что для тех, кто выбирает комплексную услугу, в подарок предлагают 3D-визуализацию будущего пространства.

Правила выбора подрядчика

Экономьте, выбирая компанию с собственными производственными мощностями. Тогда не придется переплачивать посредникам. Можно не бояться срыва сроков, когда подписан договор, все условия оговорены юридически.

Составление сметы – важный этап. Узнайте, каким образом можно корректировать сумму. Уточните гарантии, узнайте, сможете ли увидеть макеты до производства.

И помните: то, как будет оформлен ивент, сильно повлияет на статус. Это не корпоратив или вечеринка, а солидное мероприятие, где встретятся представители бизнеса, власти, медиа, общественности. Клиенты и потенциальные партнеры оценят и сформируют свои представления, исходя из наличия или отсутствия единого стиля, удобства и функциональности рабочего пространства.

Не забывайте, что профессионалы ориентируются в деловом этикете и негласных правилах и традициях делового мира. Они помогут избежать конфузов, сделав все безупречно.